Introduzione
Negli ultimi decenni, la Lean Thinking (o pensiero snello) ha rivoluzionato il modo di gestire i diversi processi aziendali. In particolare, a partire dalla metà degli anni ’80, le espressioni Lean Manufacturing e Lean Production si sono diffuse a livello globale, portando con sé i concetti di miglioramento continuo (kaizen) e di eliminazione degli sprechi (muda).
Che cos’è Obeya?
L’Obeya è una metodologia standard della Lean Manufacturing applicata da molteplici imprese industriali nell’ambito della filosofia di Lean Thinking. Un’Obeya è una grande stanza (ad esempio una sala riunioni), un luogo dove facilitare la comunicazione in modo tempestivo ed efficace durante i meeting decisionali di progetto.
Tutto ha inizio con la Lean Thinking
Negli ultimi decenni, la Lean Thinking (o pensiero snello) ha rivoluzionato il modo con cui gestire i diversi processi aziendali. In particolare, a partire dalla metà degli anni ‘80 le espressioni Lean Manufacturing e Lean Production si sono diffuse a livello globale, portando con sé la diffusione dei concetti di miglioramento continuo (kaizen) e di eliminazione degli sprechi (muda). L’approccio Lean, nato in Toyota nel secondo dopoguerra, si è oggi diffuso a livello globale, estendendosi oltre gli ambiti più propriamente produttivi fino a coinvolgere ogni flusso fisico o informativo delle aziende, ed è oggetto di continui studi ed approfondimenti nelle imprese di tutto il mondo.
Dove nasce Obeya
Tra i vari strumenti proposti dalle pratiche Lean spicca l’Obeya, termine giapponese (大部屋) che letteralmente significa “grande stanza”.
A introdurre questo metodo di lavoro fu – secondo la tradizione letteraria – il Chief Engineer Takeshi Uchiyamada, responsabile dello sviluppo della nuova piattaforma Toyota Prius alla fine degli anni Novanta, il quale identificò una particolare stanza in cui incontrare i responsabili delle varie funzioni aziendali coinvolte nel progetto per verificare l’avanzamento lavori, risolvere gli eventuali problemi e prendere decisioni condivise, con il supporto di strumenti visivi dall’impatto immediato (es. poster, grafici, schemi, diagrammi, ecc.).
Attraverso questa tecnica riuscì a ridurre i tempi di comunicazione tra i diversi ingegneri e allineare quelli che erano gli obiettivi, le priorità, le scelte tecniche da fare e i problemi da risolvere. Il risultato fu talmente sorprendente che Toyota decise di adottare lo stesso metodo per tutti i successivi progetti.
Obeya oggi: uno strumento della Lean Manufacturing
L’Obeya è oggi una metodologia standard della Lean Manufacturing applicata da un numero sempre maggiore di imprese industriali nell’ambito della già citata filosofia di Lean Thinking.
Un’Obeya è una grande stanza (ad esempio una sala riunioni), un luogo dove facilitare la comunicazione in modo tempestivo ed efficace durante i meeting decisionali di progetto. Alle pareti di un’Obeya sono appesi grafici e diagrammi che descrivono le tempistiche di un progetto (es. diagrammi di Gantt e Pert), l’avanzamento dei lavori (Schedule Board), gli eventuali problemi riscontrati e le azioni correttive intraprese (Issue Board e Issue Analysis) dal gruppo di lavoro.
Gli strumenti visuali sono aggiornati manualmente dai membri del team durante frequenti meeting di progetto, spesso rapidi e condotti in piedi.
Sui diagrammi sono immediatamente identificabili eventuali deviazioni di progetto. In un’Obeya il team dispone delle informazioni fondamentali per decidere eventuali modifiche e correzioni, condividendo in tempo reale le proprie esperienze e anche le proprie responsabilità.
Le inefficienze comunicative, tipiche dei classici processi decisionali, in un’Obeya si riducono, infatti viene favorita la condivisione tra le persone e le funzioni coinvolte. I tempi di decisione e di definizione sono ridotti al minimo, le attese e le ridondanze informative sono eliminate, Cioè pure le barriere organizzative proprie dei modelli funzionali.
Tutto ciò rende l’Obeya un potente mezzo a supporto dei processi di progettazione, capace di aumentare l’efficienza e l’efficacia della fase progettuale, tramite il ricorso a strumenti comunicativi semplici, poco costosi e di immediata comprensione.
I limiti di Obeya
Nonostante i vantaggi, l’Obeya fisica non è esente da diversi limiti. Un’Obeya fatta di muri e di carta è sostanzialmente inadeguata contesti industriali molto parcellizzati e distribuiti: in un’Obeya tradizionale i membri del team devono essere contemporaneamente presenti in azienda, e devono poter fisicamente accedere alla stanza preposta per l’Obeya. Le informazioni sono congelate nei diagrammi appesi ai muri della sala, risultando irraggiungibili ad esterni (es. membri del team non coinvolti nelle sessioni di Obeya, oppure esperti esterni all’impresa).
Da un’Obeya fisica non si possono esportare informazioni (al più si può fare una foto o una ripresa ai grafici, da condividere in remoto). Si fa inoltre fatica a inserire dati e conoscenza.
Un’Obeya fisica è statica e pressoché passiva; ad esempio, la storia degli eventi di progetto, una volta che il progetto gestito in Obeya è finito, viene persa nel momento in cui si buttano i diagrammi utilizzati nella stanza, senza che si possa attivare alcun meccanismo efficace di persistenza della conoscenza sviluppata.
In foto un modello di Toyota Prius con il suo creatore Takeshi Uschiyamada
Infine, il grande vantaggio di avere tutto il team in un’unica “grande stanza” diventa un forte limite nel momento in cui le aziende lavorano in un ambiente globalizzato oppure nel sempre più crescente ambito dello smartworking nel quali i diversi attori (es. progettisti, esperti, rappresentanti di altre funzioni di staff, ecc.) sono fisicamente dislocati in luoghi diversi.
Come superare i limiti di Obeya? (Digital Obeya)
Come superare i limiti dell’Obeya fisica? Una valida risposta è NET@PRO Obeya, (Digital – Obeya), ossia una piattaforma web che consente di avere un certo numero di team distribuiti geograficamente che collaborano anche in diverse meeting room. In questo scenario, i partecipanti hanno una visione completa del progetto tramite una piattaforma di contenuti diversi, in una sorta di Obeya non più basata su carta, ma informatizzata, virtuale.
La NET@PRO OBEYA diventa un ambiente dinamico che permette l’aumento della collaborazione tra le persone migliorando l’apprendimento dei singoli e lo scambio di conoscenza all’interno di diversi team di progetto.
La NET@PRO OBEYA così concepita permette di creare più stanze di lavoro dove si può monitorare lo stato di avanzamento del progetto, condividere file e documenti, prendere decisioni, collaborando in tempo reale o anche in modo asincrono con i membri del team che hanno accesso alla medesima stanza, è infatti disponibile un set di notifiche che consentono ai partecipanti di essere avvisati sulle modifiche intervenute.
Quali sono i vantaggi di OBEYA
Da un punto di vista del Lean Management, l’utilizzo della NET@PRO OBEYA riduce gli sprechi dovuti all’attesa, la ricerca è più efficiente e il lavoro può essere svolto in maniera più produttiva.
Nella NET@PRO OBEYA l’interfaccia utente svolge un ruolo chiave per la collaborazione, è possibile visualizzare più documenti, applicazioni o pagine web nella stessa schermata, decidere come posizionare le schermate all’interno di ogni stanza, grazie all’utilizzo di un meccanismo drag and drop, creare nuovi template di applicazioni all’interno di ogni stanza e, se autorizzati, condividere l’accesso ad altri utenti. Questo ambiente virtuale permette di mettere in contatto persone presenti in luoghi fisici diversi, aumentando il livello di collaborazione sia dentro che fuori l’azienda.
Oltre ad avere più partecipanti all’interno di una singola stanza, è possibile visualizzare diverse pagine nello stesso momento che possono essere minimizzate, massimizzate e cambiate di posizione a piacimento, in modo da avere un controllo visivo su molteplici attività svolte all’interno di un progetto.
La LEAN THINKING si apre alla digitalizzazione e alla virtualizzazione
Le pratiche lean sembrano spesso disassociate dal mondo dell’IT. Nonostante ciò, la necessità crescente di avere pratiche condivise e distribuite tra team dislocati in diverse aree geografiche, fa sì che anche il lean thinking si apra alla digitalizzazione e alla virtualizzazione.
Tutto questo incontra anche gli approcci più innovativi in ambito di gestione dei progetti come, ad esempio, la metodologia Agile che ricorre ad un’organizzazione del lavoro in cicli brevi, con feedback rapidi sui prodotti e soluzioni, così da soddisfare al meglio le aspettative del cliente. La filosofia Agile, infatti, diventa la risposta più efficiente per rafforzare l’organizzazione di un team, per ottimizzare e migliorare il processo di sviluppo e fornire un prodotto migliore, per questo si avvale, dell’Obeya come principale strumento per raggiungere un’elevata efficienza comunicativa e di problem solving.
Con l’utilizzo della NET@PRO OBEYA si raggiunge il massimo dell’efficacia perché si uniscono i vantaggi del dialogo diretto al supporto di un metodo sistemico progettato per ottimizzare l’intero flusso di informazioni.
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